The Letting Centre example - schedule of letters

This is a list of example letters and documents only, is not conclusive and is subject to change.

This article includes: 

Tenancy Agreements

  • General Tenancy Agreement - A01                                                                 
  • Assured Shorthold Tenancy Agreement (Landlord/Let-only) - A02                  
  • Assured Shorthold Tenancy Agreement (Agent version) - A03                          
  • A03 – AST Agreement – TDS Version                                                          
  • A03 – House in Multiple Occupation (Room Only) Agreement                        
  • Holiday Letting Agreement – A04                                                                  
  • Company Letting Agreement - A05                                                                
  • Additional Clauses                                                                                        

Other Agreements

  • Deed of Guarantee - G02                                                                                            
  • Example Agency Agreement                                                                                                                 
  • Licence Agreement - A06                                                                               
  • Contractor Terms and Conditions – A07                                                          
  • Garage Licence – A08                                                                                    

Drafting and Guidance Notes

  • Drafting and Guidance Notes for agreement A01                                              
  • Drafting and Guidance Notes for agreements A02 & A03                                 
  • Drafting and Guidance Notes for agreement A04                                              
  • Drafting and Guidance Notes for agreement A05                                              
  • Drafting and Guidance Notes for agreement A06                                              
  • Drafting and Guidance Notes for Example Agency Agreement                         
  • Drafting and Guidance Notes for Guarantor Agreement            
  • Possession and Rent Arrears Guidance Notes                                                   

Professional Series Notices

Notices Required Under Housing Acts (1988, 2004):

  • Section 21(1)b  (S21(1)B)                                                                                                  
  • Section 21(4)a   (S21(4)A)                                                                         
  • Section 21 Prescribed Form                                                                        
  • Notice of Possession (s8)                                                                           
  • Notice of Possession (s8) (Welsh)                                                              
  • Section 48 Notice (s48)                                                                              
  • Notice of Prior Grounds (PRIOR)                                                               
  • Notice Proposing New Rent – form 4b (S13)                                               
  • Notice Proposing New Rent – form 4d (s.13) (Welsh)                                  
  • Notice of Assured Tenancy  (NOTIC_AS)                                                  
  • Notice Proposing Different Terms under s6 (NOTIC_S6)                            
  • Notice Proposing Different Terms under s6 (NOTIC_S6) (Welsh)                
  • Application Referring s6 Notice (RENTASS)                                              
  • Application Referring s6 Notice (RENTASS) (Welsh)                                 
  • Notice of AST – Agricultural (NOTIC_LL)                                                
  • Notice of AST – Agricultural (NOTIC_LL)  (Welsh)                                   
  • Notice proposing AST – Form 8 (NOTIC_RA)                                           
  • Notice proposing AST – Form 8 (NOTIC_RA) (Welsh)                               

Other Notices

  • Notice to Quit (NTQ)                                                                                
  •  Notice of Right to Cancel                                                                           
  •  Abandoned Goods                                                                                     
  •  Green Deal Acknowledgement (GREENDEAL)                                          
  •  Proof of Service Notice Seeking Possession                                    
  •  Section 3 LTA 1985 – Notice of LL Transfer of Interest (Section 3)             
  •  Section 33D(3) Immigration Act 2014– Notice of Eviction of Tenancy

Professional Series Management Forms

  • ABANDON PROP - Notice of Intention to Take Over a Flat/House             
  • ENQLOG - Tenant Enquiries Log                                                              
  • HBDATAPROTECT - Data Protection Authorisation Agreement – HB        
  • IREPORT – Inspection Report                                                                   
  • LEADTENDEC – Lead Tenant Declaration                                                
  • LEDGER – Accounting Ledger                                                                  
  • LENQ – Landlords Enquiry Log                                                                 
  • MAINTDET – Maintenance Details                                                            
  • MFORM – Inspection/ Call-out Details                                                      
  • MLOG – Maintenance Report Log                                                             
  • MREPORT – Maintenance Report                                                              
  • PROPDET – Property Details                                                                    
  • SORDER – Standing Order Mandate                                                          
  • SURRENDER - Declaration of Surrender                                                   
  • TENFORM – Tenant Details                                                                      
  • TINFO - Standard terms and information for tenants                                    
  • REQUIREDDOC – Document Checklist                                                    
  • RIGHTORENT – Right to Rent Check Form                                              
  • COMPLAINTS – Example Complaints Procedure                                                    

Professional Series Standard Letters

  • BANKDET – Letter to LL requesting bank details                                       
  • BOUNCE – To tenant. Cheque returned unpaid                                           
  • CARE – to tenants – more care/cleaning required                                        
  • CHECKOUT1 – To tenant re check-out appointment                                   
  • CHECKOUT2 – To tenant re deductions from deposit                                 
  • CHECKOUT 3 – To tenant enclosing cheque less deposit deductions           
  • CNCLTBSE – To council tax office – charge new tenant                             
  • CONFFTO – Confirmation to landlord – find tenant only                             
  • CONFIRMT – Confirmation to tenant of tenancy application                       
  • CONFIRMTA – Tenancy confirmation letter                                              
  • CONFLL1 – Confirmation to landlord of new tenancy                                 
  • CONFLL2 – Confirmation to landlord of occupation                                   
  • CONFPROP – Confirmation to landlord to take on property                         
  • DATAEN – Data Protection Disclosure authorisation                                  
  • DILAPS1 – To tenant(s).  Letter pointing out dilapidations                          
  • E-ACCESS – Letter following emergency access                                        
  • EARLYTER – To tenant following req. for early termination                       
  • ESTIMATE – To landlord, estimate for works at property                            
  • FROST – To tenants.  Frost precautions over winter hols                             
  • GASCHECK1 – To gas engineer. List of properties to check                        
  • GASCHECK2 – To tenants.  Notification of date of gas check                     
  • GASCHECK3 – To tenants.  Letter following lack of entry for check           
  • GASLL – To landlord.  Request to carry out check                                      
  • GUARREN1 – To guarantor.  Request for unpaid rents                               
  • GUARREN2 – To guarantor.  Follow up letter and action                            
  • GUARRENQ – To guarantor.  Please complete bank form                           
  • HOLIDAY – To tenant.  Confirmation of holiday letting                             
  • HOLLETLL – To landlord.  Confirmation of holiday letting                        
  • INSPRPT – Basic inspection report                                                            
  • LATE1 – To tenant.  First late rent letter                                                     
  • LATE1A – To tenant. Letter of claim                                                         
  • LATE2 – To tenant. Section late rent – issue s8 notice                                 
  • LATE3 – Letter to LL re rent arrears                                                          
  • LATE4 – Letter to LL re rent arrears and contacting guarantor                     
  • LATE5 – Letter to LL re rent arrears starting possession proceedings                       
  • LATECRT – To tenant(s).  Late rents – letter prior to court                         
  • LLELREM – Advice to landlord – issues following elec. check                   
  • LLENQRY – To landlord following first enquiry                                        
  • LLFFREGS – To landlord.  Re non-compliant furniture                               
  • MESNE – To tenant.  Letter accepting mesne profits                                   
  • NEWTENUT – Letter to utility co. informing of new tenants                       
  • NINSPECT1 – To tenants(s).  Notice of inspection                                      
  • NINSPECT2 – To tenant.  Rescheduled inspection/gas check                       
  • NOTICER –  To tenant enclosing s21 Notice                                              
  • NOTICER2 – To tenant enclosing s21 Notice. LL moving into property       
  • NUISNCE1 – To tenant(s).  Following nuisance/disturbance                        
  • NUISNCE2 – To tenant(s). Final letter before action                                   
  • PETS – To tenant(s).  Granting permission for pets                                      
  • PESTLL – To landlord. Tenant(s) requesting to keep pet                             
  • REF_ACCT – Reference to tenant’s accountant                                                      
  • REF_BANK - Reference to bank                                                                
  • REF_BNKD - Reference to bank (with authority to debit)                            
  • REF_BANKG – Reference to bank for guarantor                                        
  • REF_COLL -  Reference to college (on student tenant)                                
  • REF_EMPG - Reference to employer for guarantor                                     
  • REF_EMPL - Reference on tenant to employer                                           
  • REF_LLRD - Reference to previous landlord (re new tenant)                       
  • REF_PERS - Reference on tenant (personal reference)                                
  • REF_TEN - Reference re. previous tenant from third party                          
  • REF_TRAD - Reference for company tenant (trade ref)                               
  • RENEW1 - To LL re tenancy renewal                                                        
  • RENEW2 - To tenants re tenancy renewal                                                  
  • RENEW3 - Form/letter for tenants to sign re tenancy renewal                      
  • RENEW4 - To tenants confirming tenancy renewal                                     
  • RENEW5 - To landlord confirming non-tenancy renewal                            
  • RENEW6 – To tenant confirming statutory periodic tenancy                        
  • RENEWRENT- Form/letter for tenants to sign re rent increase       
  • RENEWRENTS13 -Letter to tenant enclose S13 notice                         
  • RENTREF - Reference to bank or building society re tenant                        
  • REPAIRLL - Letter advising landlord of impending repairs                         
  • REPAIRLL2 - Letter advising landlord of outcome of repair visit                 
  • REPAIRTEN-KEYS - Letter advising tenant of maintenance visit-keys held             
  • REPAIRTEN-NOKEYS - Letter advising tenant of maintenance visit          
  • S48 NOTIC - To tenant.  Notice under s48 L&T Act 1987                           
  • TENSELL - To tenant.  Landlord wishes to sell property                                    

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